eSocial: o que muda na sua empresa?

Ontem, 16 de julho, entrou em vigor a segunda etapa da implantação do eSocial para todas as empresas privadas do país que possuem faturamento anual inferior a R$ 78 milhões e empregados e segurados especiais. Já o grupo das Micro e Pequenas Empresas (faturamento anual de até R$ 4,8 milhões) e dos Microempreendedores Individuais poderá ingressar no eSocial a partir do mês de novembro, segundo a nova medida publicada no Diário Oficial da União, no último dia 11. No entanto, os empregadores deste grupo que tiverem interesse em ingressar no programa já podem utilizar o sistema, pois, em princípio, todo o público formado pelas empresas privadas é considerado como empresas do segundo grupo de empregadores, desde o dia 16.

Além disso, desde janeiro deste ano, o eSocial já está em operação para as grandes empresas, que formam as chamadas empresas do primeiro grupo. Atualmente, 97% delas já integram as bases do eSocial.

Segundo a Receita Federal, a mudança abrangerá pelo menos 7,2 milhões de MEI e 4,8 milhões de MPE inscritos no Simples Nacional. O número de médias empresas que precisam se cadastrar no sistema ainda não foi divulgado.

O que é o eSocial?

É um sistema por meio do qual os empregadores irão se comunicar com o governo e onde estarão concentradas informações relativas aos trabalhadores, como vínculos empregatícios, contribuições previdenciárias, folhas de pagamento, comunicações de acidentes de trabalho, aviso prévio e depósitos do FGTS.

O Decreto 8.373, de 2014, deu origem ao eSocial com o intuito de reduzir a burocracia a que as empresas se encontram submetidas e garantir o acesso dos trabalhadores a direitos trabalhistas e previdenciários.

Como vai funcionar, na prática?

Periodicamente, as empresas terão que enviar, por meio digital, as informações – também chamadas de eventos – para a plataforma do eSocial.

Todos esses dados já são registrados em algum meio (papel, fichas, livros ou outras plataformas online). Entretanto, com a entrada em operação do eSocial, o caminho para o registro será único.

Quem está obrigado? Quando iniciará a obrigatoriedade? Quais são as etapas?

Toda empresa que contrata prestador de serviço e possui alguma obrigação trabalhista, previdenciária ou tributária em função dessa relação jurídica, por força da legislação, deverá enviar as informações correspondentes por meio do eSocial.

A utilização do sistema foi organizada em etapas:

1ª etapa: janeiro/2018 = Todas as empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões, apurado no ano de 2016.

2ª etapa: julho/2018 = A obrigatoriedade será estendida aos demais empregadores e contribuintes, independentemente de seu faturamento anual. Nesta etapa enquadram-se as MPE e os MEI que possuem funcionários.

Quais são as fases de implantação que MPE e MEI estão sujeitos, na etapa 2?

Mesmo com o adiamento da entrada das MPE e dos MEI no eSocial para novembro, as etapas do segundo grupo não serão alteradas. Assim, está programado:

Fase 1 (jul/18): Apenas informações relativas às empresas, ou seja, cadastros do empregador e tabelas;

Fase 2 (set/18): As empresas são obrigadas a enviar informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas, como admissões, afastamentos e desligamentos;

Fase 3 (nov/18): Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento;

Fase 4 (jan/19): Substituição da Guia de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada;

Fase 5 (jan/19): Envio de dados de segurança e de saúde do trabalhador;

Quais as vantagens do eSocial?

Com o advento do eSocial, o governo pretende acabar com outras formas de prestação de obrigações existentes, já que todas as informações estarão unificadas. Entretanto, a substituição dependerá de regulamentação de cada órgão competente.

Assim, o eSocial pretende substituir as 15 obrigações acessórias – livro de registro de empregado, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP), arquivos eletrônicos entregues à fiscalização, Manad, Guia de Recolhimento do FGTS, informações à Previdência Social, GFIP, Relação Anual de Informações Sociais (Rais), Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf), comunicação de dispensa, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS), Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), Quadro Horário de Trabalho (QHT), folha de pagamento e Guia da Previdência Social (GPS).

Outras vantagens são o aumento da competitividade e o combate à sonegação.

Como se adequar ao projeto?

Para que sua empresa possa integrar-se ao eSocial, primeiramente é preciso uma mudança de cultura empresarial, ou seja, no comportamento dos empresários, empregados e contadores.

Os empresários precisam entender como funciona a nova plataforma e trabalhar junto com seus contadores, que são os profissionais qualificados para orientá-los.

Aí vão algumas dicas para facilitar o processo:

• Marque uma reunião com o seu contador: procure se informar sobre o que é preciso fazer para incluir sua empresa no eSocial, com tranquilidade;
• Capacite sua equipe: construa processos e manuais, a fim de mudar o comportamento de alguns colaboradores para o cumprimento das normativas trabalhistas;
• Não espere a última hora: comece a organizar as suas informações e se reúna com o seu contador e com a sua equipe de RH. Juntos, discutam a melhor forma de iniciar a implantação do eSocial;
• Procure por auxílio online: Há disponível, no mercado, plataformas, aplicativos e programas de RH que compilam os dados dos funcionários e as folhas de pagamento e oferecem diagnósticos quanto à adequação à lei trabalhista e para o controle das etapas de segurança do trabalho;
• Procure o Sebrae Minas: A equipe do Sebrae está pronta para orientar os empresários, por meio de cursos, consultorias e capacitações.

É importante lembrar que o eSocial não altera a lei trabalhista. As informações solicitadas pelo sistema visam ao cumprimento das legislações trabalhista e previdenciária, às quais as empresas já estão sujeitas.

O que ocorre é que, agora, tudo será monitorado com mais precisão e, caso a lei seja descumprida, a empresa será multada. Este controle também será mais ágil, visto que as informações estarão acessíveis a todos os órgãos de fiscalização.

O portal do eSocial disponibilizará ambiente simplificado para atender as MPE e os MEI. Neste caso, não haverá a necessidade de sistemas para a integração. Segundo informações do portal, este ambiente irá assemelhar-se ao eSocial do empregado doméstico. Não será necessário o uso de certificado digital, podendo o empregador acessá-lo por meio de código próprio.