O início de ano é o momento perfeito para fazer uma “faxina” nos arquivos e repensar como sua empresa armazena os documentos. Muitos negócios se deparam com a dúvida: manter os documentos físicos, digitalizá-los ou descartá-los? 

Neste blogpost, vamos explicar os critérios para decidir o destino dos seus arquivos, apresentando práticas recomendadas e como a Célula pode ajudar a transformar esse processo.

A importância de saber quando guardar, digitalizar ou descartar

Manter documentos antigos pode ser tanto uma necessidade quanto um risco. Por um lado, guardar arquivos importantes garante que você esteja em conformidade com regulamentações fiscais, contábeis e jurídicas. Por outro, a manutenção desnecessária de papelada pode gerar custos, ocupar espaço e até criar confusão na hora de recuperar informações.

Para orientar essas decisões, muitas empresas utilizam uma tabela de temporalidade. Essa ferramenta define o tempo ideal de guarda para cada tipo de documento, com base em normas legais e práticas de mercado. Por exemplo:

• Contas e serviços: Comprovantes de água, luz e telefone devem ser guardados por 90 dias ou, por precaução, até 5 anos, segundo a Lei Federal 8.078/90, art. 26 e 27.
• Tributos: Comprovantes de Imposto de Renda, IPTU, IPVA e seus documentos correlatos devem ser arquivados por 5 a 6 anos, enquanto o IPTU pode ser mantido por até 10 anos, segundo o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173.
• Documentos patrimoniais e contratos: Recibos de aluguel, contratos e documentos relacionados à propriedade devem ser guardados conforme estabelecido pelo Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, variando de 3 a 10 anos ou permanentemente no caso de escrituras.

Fonte dos dados: 

Essa abordagem permite que sua empresa descarte o que não é mais necessário, mantendo apenas o que tem valor legal, fiscal ou histórico.

Digitalizar: modernize e otimize

Quando os documentos têm valor contínuo mas ocupam espaço físico e são difíceis de acessar, a digitalização é a solução ideal. Ao converter documentos físicos em arquivos digitais, você:

• Libera espaço físico: Reduz a necessidade de armazenamento de papel.
• Facilita o acesso: Informações digitalizadas podem ser pesquisadas com rapidez, especialmente com tecnologias como o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que transforma imagens em texto pesquisável.
• Garante segurança: Os arquivos digitais podem ser armazenados em ambientes seguros na nuvem, com backups automáticos e controle de acesso rigoroso.
• Aumenta a produtividade: Menos tempo gasto na busca por documentos significa mais tempo para focar nas atividades essenciais do seu negócio.

Guarda física: quando é recomendada e suas vantagens

Para documentos que ainda precisam ser mantidos em papel, a guarda física é a melhor solução. Ela é recomendada quando há exigência legal para a preservação do original, necessidade de fácil recuperação ou para proteger documentos históricos e sigilosos.

A Célula oferece um serviço de guarda física seguro, com ambientes controlados para preservar a integridade dos documentos. Além disso, com soluções de gerenciamento eletrônico, é possível localizar arquivos físicos rapidamente, agilizando processos e garantindo segurança e organização.

GED Célula: a solução completa para a gestão documental

O GED Célula é uma plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos que facilita o armazenamento, organização e busca de arquivos digitais. Com essa solução, sua empresa pode:

• Centralizar documentos em um único ambiente seguro, reduzindo a dispersão de informações.
• Acessar documentos físicos e digitais com facilidade, otimizando processos e reduzindo o tempo de busca.
• Implementar níveis de acesso personalizados, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam visualizar documentos confidenciais.

Com o GED Célula, sua empresa ganha mais controle, segurança e eficiência na gestão de documentos, garantindo conformidade e otimizando a produtividade.

Transforme sua gestão documental com a Célula

Decidir entre digitalizar ou descartar documentos antigos é uma questão estratégica. Manter apenas o que é realmente necessário e transformar os demais em arquivos digitais pode reduzir custos, otimizar espaço e melhorar o acesso às informações vitais. Uma boa gestão documental é essencial para a conformidade e a eficiência operacional, protegendo sua empresa contra riscos legais e fiscais.

A Célula oferece soluções completas, desde a guarda física até a digitalização e o gerenciamento eletrônico de documentos. Se você quer transformar seu arquivo, garantindo segurança, organização e eficiência, a Célula é a parceira certa para essa jornada.

Entre em contato e descubra como podemos ajudar sua empresa a se preparar para o futuro, mantendo apenas o que é importante.