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Gestão do tempo: planejar e priorizar para ser produtivo

A gestão do tempo é o processo de planejamento e execução do controle consciente do seu tempo em relação às suas demandas e prioridades.

Por Marcelle Larcher

05/01/2022 às 14h00 - Atualizada 16/03/2022 às 15h12

Em algum momento, você já se pegou pensando algo como: “Por que eu não consigo cumprir com as minhas tarefas/atividades, se eu não parei de trabalhar nem um minuto?” ou “Eu só trabalho e não tenho tempo para nada!”

Se este é o seu caso, provavelmente a resposta para essas questões está na gestão do seu tempo, em como você lida com a organização das suas entregas no dia a dia, se você possui foco ao realizar tarefas, se está sabendo priorizar demandas, etc.

Vivemos rodeados de distrações, celulares, redes sociais, notificações do WhatsApp, isso fora as interrupções já esperadas e oriundas dos ambientes de trabalho como, por exemplo, e-mails, ligações e reuniões.

Tudo isso faz parte da nossa rotina e cabe a cada um de nós entender o que melhor funciona ou não nas próprias particularidades, afinal, é importante ter em mente que a gestão do tempo não é sobre programar cada detalhe e sim sobre ter o controle do seu tempo em relação às suas demandas, tornando essa dinâmica produtiva. Então vamos entender melhor o que é a gestão do tempo, os benefícios em aplicá-la e ainda conferir dicas valiosas de como se organizar? Continue a leitura!

O que é Gestão do Tempo?

A gestão do tempo é o processo de planejamento e execução do controle consciente do seu tempo em relação às suas demandas e prioridades. Isso inclui, o seu trabalho, vida pessoal e tudo o que você faz, em geral.

Simplificando, é a relação entre o seu tempo disponível com as atividades que precisa realizar, ou seja, é o entendimento do quanto tempo você gastou/precisará gastar para executar algo. Gestão do tempo é planejamento!

Além do planejamento!

Como afirmamos, gestão do tempo é planejamento, mas existem outras palavrinhas-chave para que essa mecânica funcione e elas são: prioridade e produtividade.

Se você vive a maior parte do seu tempo realizando tarefas importantes e urgentes isso pode ser um sinal de uma gestão do tempo pouco eficaz, compreenda o raciocínio: se todas as demandas são urgentes, então você está apagando incêndios a todo momento.

Por isso, distribuir as suas prioridades é algo imprescindível, o que é importante? Dentro disso, o que urgente e não urgente? Priorizar é certificar-se de não estar colocando o seu foco e energia onde não deve.

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Outro ponto é que além do planejamento e da priorização de tarefas, a gestão do tempo deve andar de mãos dadas com a produtividade, afinal, ser produtivo nada tem a ver com o número de horas trabalhadas e sim com os resultados gerados. Quantas vezes você não passou todo o horário comercial procrastinando ou distribuindo a sua atenção e depois ao dedicar o foco total no que está fazendo, conseguiu toda a produtividade que faltou durante o dia em poucas horas?

4 perguntas para te ajudar a identificar o que pode estar atrapalhando na hora de planejar o seu tempo?

  1. O seu local de trabalho é funcional e permite que você encontre tudo o que precisa facilmente?
  2. O quanto você deixa as coisas para depois, para a última hora e como isso atrapalha as suas entregas e produtividade?
  3. Você diz sim para tudo? Isso gera atividades em excesso e lhe deixa sobrecarregado?
  4. Quanto tempo você passa olhando e-mails, mensagens/notificações e redes sociais?

Aplicativos gratuitos que vão te ajudar na organização de tarefas

  1.   Google Calendar

A ferramenta está disponível para computadores e smartphones, e pode facilitar muito o controle das suas atividades diárias. Ele funciona como uma agenda física, porém, no meio virtual, o que torna a sua grande vantagem poder ser acionado de qualquer lugar.

  1.   Trello

É um aplicativo para gerenciamento de projetos, basicamente funciona como um planner, onde você consegue organizar seus objetivos, metas e listas de tarefas. Essas informações podem ser compartilhadas com outras pessoas, o que facilita o trabalho em equipe, por exemplo.

  1.   Evernote

Um dos melhores aplicativos de organização, o Evernote permite criar anotações separadas por cadernos, incluir textos formatados com cores e em lista, adicionar datas de lembrete aos itens anotados, bem como, etiquetas que podem auxiliar na localização.

  1.   Google Keep

Ideal para te ajudar na organização de ideias! O Keep é uma espécie de bloco de notas virtual, onde você pode anotar seus compromissos, criar uma lista de tarefas a serem cumpridas ou até registrar pensamentos e metas. Uma vantagem é que nele é possível usar vários formatos de arquivos, ou seja, é além de texto, você pode anexar áudios e imagens na mesma nota.

E então, o que achou dessas dicas? Você já conhece ou utiliza alguma dessas ferramentas?

O nosso tempo é uma das coisas mais valiosas que temos, afinal, perder tempo é algo irreparável, pois ele não volta. Além disso, essa sensação de estar sempre ocupado demais e sem tempo para nada pode influenciar diretamente a nossa saúde física e mental, gerando frustração, pouco tempo de qualidade com amigos e família, cansaço, estresse, etc.

Portanto, se a gestão do tempo é um problema para você, já passou da hora de virar essa chave, comece colocando em prática o que aprendeu no texto de hoje!

Grupo Larch

Grupo Larch

Estratégias, processos, capital humano, tecnologia. Muito mais que uma consultoria empresarial, o Grupo Larch hoje é um parceiro de negócios que contribui para que empresas e seus líderes encarem seus desafios e encontrem os melhores caminhos.

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