Plano de Contas representa CONTROLE. É por meio dele que se pode reunir e classificar todos os registros financeiros para ter uma visão sobre a origem e o destino de cada operação.
Existem basicamente dois tipos de planos de contas. Os realizados pelas contabilidades são chamados de Planos de Contas Contábeis e os realizados pelos gestores de empresas recebem os nomes de Planos de Contas Financeiro, Gerencial ou Orçamentário.
O Plano de Contas serve como base para gerar indicadores financeiros como a Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial (BP), que são muito relevantes para qualquer empresa. Gera embasamento para as tomadas de decisões devido a visão financeira completa sobre tudo o que acontece.
O objetivo do plano de contas gerencial é estruturar as contas conforme prioridades, para que seja possível visualizar a empresa como um todo, analisando de forma estratégica os resultados financeiros, econômicos e patrimoniais do negócio, com receitas, custos e despesas.
Grosso modo, podemos dizer que o plano de contas se divide em: contas que representam as entradas de dinheiro na empresa e as que representam as saídas de dinheiro da empresa. Tudo que movimenta dinheiro – seja entrando ou saindo, se estabelece um nome para essa movimentação. E ela precisa ser registrada de forma clara e padronizada. Essa padronização é indispensável para o correto lançamento e, posteriormente, para servir como fonte de informação de qualidade para os gestores.
Normalmente, o plano é dividido em dois grupos:
- Sintético: que são os grupos principais, divididos em receita bruta, custos e despesas.
- Analítico: que são os subgrupos dos grupos sintéticos, que vão especificar essas receitas, custos e despesas.
Também é possível compreender e classificar essas movimentações de entradas e saídas como:
- Contas operacionais que são relacionadas diretamente a atividade fim do negócio. Exemplo: venda, prestação de serviço e compra de matéria-prima.
- Contas não operacionais que não tem a ver diretamente com a atividade fim da empresa. Exemplo: aporte, venda de imobilizado, pagamento de empréstimo e retirada de lucro.
Dentro das saídas operacionais ainda é possível desmembrá-las em outras duas partes:
- Variáveis: variam diretamente em relação as vendas, produção ou prestação de serviço. Exemplo: pagamento do Simples Nacional e comissão sobre vendas. Se vender mais os gastos variáveis também aumentarão, da mesma forma que se vender menos, os gastos acompanharão a queda.
- Fixos: não tem essa relação direta. Independentemente do volume de vendas ou produção, tem-se determinados gastos a serem pagos. Exemplo: pagamento de aluguel do imóvel e os salários dos funcionários.
Uma confusão muito comum é entender os gastos variáveis como sendo aqueles que variam de valor a cada mês e os gastos fixos aqueles que acontecem todos os meses. Como se pode ver, não é uma verdade.
Cada conta do plano de contas representa um fato financeiro da empresa. Elas são representadas por uma sequência numérica, sendo as contas de crédito representadas pela conta sintética 1 e tendo contas analíticas 1.1, 1.2, 1.3, 1.3.1 e assim sucessivamente. O mesmo raciocínio se aplica para as contas de débito, porém essas se iniciam com o número 2 para custos e 3 para despesas.
Abaixo um exemplo muito simplificado para facilitar o entendimento:
1.Receita Bruta
1.1 Receita de vendas de produtos
1.1.1 Vendas à vista
1.1.2 Vendas a prazo
2. Custos
2.1 Fornecedores
2.2 Impostos sobre faturamento
2.3 Frete de compra
2.4 Mão de obra
3. Despesas
3.1 Despesas Operacionais
3.1.1 Manutenção de máquinas e equipamento
3.1.2 Aluguel de equipamentos
3.1.3 Veículos
3.2 Despesas Administrativas
3.2.1 Imóvel
3.2.2 Sistema e TI
3.2.3 Telefonia e internet
3.2.4 Material de escritório
3.2.5 Serviços públicos
3.2.5.1 Água
3.2.5.2 Energia elétrica
3.3 Despesas com pessoal
3.3.1 Salários
3.3.2 Encargos
Importante destacar que o plano de contas ideal deve ser personalizado conforme as necessidades específicas de cada empresa. Não existe nenhuma necessidade de criar um plano de contas gerencial complexo, o ideal é que ele seja simples, porém, bem estruturado. Isso gera informações valiosas e as decisões deixam de ser baseadas em sorte e azar. O problema de não ter um plano de contas financeiro bem estruturado é ficar no escuro para a domada de decisão.
