Gestão de documentos é o segredo para ingressar na era digital

Abrir uma empresa, pagar impostos ou fazer declaração de imposto de renda. Imagine a quantidade de papel gasta para atender a toda a burocracia existente no Brasil. Papéis que precisam de armários e muito espaço para serem arquivados. Pensando em atender pessoas e empresas que convivem com uma papelada sem fim, foi criada, há 15 anos, a Célula Gestão de Documentos, empresa responsável por guardar de forma organizada uma grande quantidade de papéis. Com o avanço da tecnologia, os documentos passaram a ser digitalizados ou até mesmo a já nascer digitais, como comprovantes bancários de pagamento e notas fiscais eletrônicas, facilitando ainda mais a vida de quem possui pouco espaço para arquivos físicos.

“A guarda de documentos veio como serviço principal no início da empresa, fundada em 2004. Com o tempo e o avanço da tecnologia, da internet, e a necessidade de as empresas circularem mais rapidamente os documentos entre uma filial e outra, por facilidade no acesso e a necessidade de mais pessoas acessarem um mesmo documento, acabou surgindo a digitalização como outro viés importante nessa demanda”, explica Luiz Felipe Mendes, Sócio e Diretor de T.I. da Célula. Hoje, o principal objetivo da Célula é ajudar empresas na transformação para a era digital. Para Luiz Felipe, o que o futuro reserva é a economia financeira, de espaço e de papéis e agilidade na gestão dos documentos.
A ideia é aumentar a produtividade e a segurança através de um sistema de informatização integrado que torna os processos do dia a dia bem mais práticos. O GED Célula possui vários módulos que podem ser usados separadamente ou combinados para uma gestão mais completa. A gestão física do acervo com a localização precisa, dos documentos digitalizados e dos documentos 100% digitais ficam debaixo do mesmo guarda-chuva tecnológico. O módulo mais recente é o Workflow, que modela os processos do cliente auxiliando no seu andamento e fazendo a circulação de documentos 100% digital. Outro benefício é a segurança tanto dos documentos digitalizados quanto daqueles guardados fisicamente em um galpão especial e preparado para tal. “Muitas empresas deixam o arquivo em locais que não são adequados, úmidos, e sem controle de acesso sobre quem retirou os papéis. Temos exemplos de clientes que demoravam 24 dias para localizar um documento, enquanto com a gente ele tem até 24 horas para ter a informação em mãos”, ressalta.

Engajados na política de “menos papel”, alguns órgãos já aderiram à digitalização, como o Ministério da Educação (MEC), com documentos relacionados à graduação dos alunos de ensino superior, e o Conselho Federal de Medicina (CFM), visando aos prontuários médicos. “Até mesmo o ator mais demorado, que é o Governo, já vem se mexendo. Quando implantou a nota fiscal eletrônica, foi o primeiro grande passo para fazer com que a geração de papel deixasse de existir em um determinado segmento. A Justiça em todas suas esferas, através do processo eletrônico, PJ-e, também foi um ator importante de transformação. O movimento já está acontecendo com essas iniciativas vindas do Governo e da legislação, que vem sendo alterada para permitir essa evolução tecnológica, e, obviamente, soluções de software que possam se adequar a essas questões”, comenta o diretor de T.I.

A Célula conta com serviços de Gestão de Documentos que se encaixam com as necessidades dos clientes. São eles: implantação de CEDOC no cliente, guarda terceirizada de documentos, digitalização em diversos formatos com a possibilidade de OCR (reconhecimento ótico de caracteres), gestão de documentos 100% digitais e workflow utilizando o GED Célula, software de tecnologia própria. Pensando também no meio ambiente, o descarte de papéis que é feito através da empresa – quando a legislação permite fazer o descarte físico de determinados documentos – tem o material encaminhado para uma fábrica de reciclagem.

Agilidade nos processos

Sediada em Matias Barbosa (MG) e com unidades em Curitiba (PR), Salvador (BA), Maringá (PR), Belo Horizonte (MG) e Natal (RN), a Célula atende hoje a cerca de 200 clientes em oito estados. São clínicas e hospitais; empresas de engenharia, mineração e arquitetura; transportadoras; escritórios de advocacia e contabilidade; jornais e instituições de ensino dentre vários outros, que entregaram à empresa a responsabilidade pela gestão de seus documentos.

A Energisa S/A, uma das principais distribuidoras privadas de energia no Brasil, confiou à Célula a gestão de seus arquivos. Criada há 114 anos, a companhia abastece 862 cidades, em 11 estados. Com tantos anos de serviço, o acúmulo de documentos foi inevitável, e a empresa precisou buscar soluções para minimizar a circulação de papéis através de tecnologias e softwares. O material que antes era convertido em planilhas do Excel passou a ser arquivado em um CEDOC, implantado pela Célula e gerido pelo GED. Com a parceria, que já dura cerca de uma década, a empresa de energia ganhou agilidade nos processos de localização e consulta do acervo, com respostas rápidas tanto aos órgãos públicos como aos clientes.

Célula Gestão de Documentos

Rodovia BR 040, Km 800, Empresarial Park Sul, 24, Matias Barbosa – MG
Telefone: (32) 3273-2716
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