A gestão de contratos e documentos legais é um aspecto crítico dos negócios, independentemente do tamanho da empresa. Manter o controle e a organização desses documentos é essencial para garantir que os acordos sejam cumpridos, que os direitos sejam protegidos e que os processos legais sejam seguidos. É aí que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) entra em cena, simplificando o processo e melhorando a eficiência da gestão de contratos. Neste artigo, exploraremos como o GED pode ser usado para gerenciar contratos, acordos e documentos legais de forma eficiente.

A Complexidade da Gestão de Contratos e Documentos Legais

A gestão de contratos envolve muitos desafios. Contratos podem ser extensos e complexos, exigindo revisões e atualizações regulares. Além disso, diferentes partes interessadas, incluindo departamentos legais, fornecedores, clientes e parceiros, podem precisar acessar e colaborar nesses documentos. Manter o controle de versões, garantir a conformidade e agilizar o processo de aprovação pode ser uma tarefa árdua.

GED Célula: A Solução para Gestão Eficiente de Contratos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Célula oferece uma solução eficaz para simplificar a gestão de contratos e documentos legais. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o GED pode melhorar a eficiência nesse processo:

1. Centralização de Documentos

O GED permite a centralização de todos os contratos e documentos legais em um repositório digital único. Isso elimina a dispersão de documentos em pastas físicas ou em vários sistemas de armazenamento eletrônico. Todos os contratos e documentos relacionados podem ser facilmente acessados a partir de um único local.

2. Acesso Controlado

A segurança é fundamental quando se trata de contratos e documentos legais. O GED oferece controle de acesso granular, permitindo que você defina permissões para quem pode visualizar. Isso garante que apenas as partes autorizadas tenham acesso aos documentos.

3. Pesquisa Inteligente

Encontrar um contrato específico em um grande volume de documentos físicos é demorado. O GED oferece recursos de pesquisa avançada, incluindo pesquisa por palavras-chave e conteúdo do documento, permitindo que você encontre contratos com rapidez e precisão.

Em um ambiente de gestão de contratos e documentos legais, a eficiência é a chave. Aqui, o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) desempenha um papel fundamental. Quando você opta pela contratação do OCR como parte do serviço de digitalização para inserção dos contratos e documentos legais no GED Célula, está dando um passo adiante em direção à pesquisa inteligente.

O OCR é uma tecnologia que permite que o texto presente em documentos digitalizados seja reconhecido e transformado em texto pesquisável. Isso significa que, mesmo nos documentos em formato PDF ou imagens digitalizadas, você pode realizar pesquisas não apenas com base em palavras-chave, mas também com base no conteúdo real do documento.

Imagina ter um contrato de 50 páginas e precisar encontrar uma cláusula específica. Com o OCR, basta digitar a palavra-chave relacionada à cláusula, e o sistema encontrará o documento exato em segundos. Essa capacidade de pesquisa avançada economiza um tempo precioso e ajuda a garantir que você encontre rapidamente a informação que está procurando.

O GED Célula torna a pesquisa inteligente uma realidade ao combinar o OCR com suas outras capacidades de busca. Assim, você tem todas as ferramentas necessárias para encontrar, acessar e gerenciar seus contratos e documentos legais com facilidade e eficiência.

Conclusão

A gestão de contratos e documentos legais é uma parte vital dos negócios. O uso de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos simplifica esse processo, melhorando a eficiência e a segurança. Contratos são acessíveis a partir de um local central e a pesquisa inteligente garante que os contratos sejam gerenciados de forma eficaz e em conformidade.

Investir em um GED para a gestão de contratos é uma escolha inteligente para empresas que desejam simplificar e aprimorar seu processo de gerenciamento de documentos legais. Simplificando, o GED coloca todos os contratos e documentos legais na ponta dos dedos, tornando a gestão mais eficiente e segura.

Se a sua empresa lida com um grande volume de contratos e documentos legais, considerar a implementação do GED Célula é uma etapa importante para otimizar suas operações e garantir o cumprimento dos contratos e regulamentações legais. Para saber mais sobre como o GED Célula pode ajudar na gestão de contratos, entre em contato com a nossa equipe.