Os benefícios do gerenciamento de projetos para a sua empresa

Podemos definir Gerenciamento de Projetos (GP) como um conjunto de ferramentas e técnicas mundialmente reconhecidas que possibilitam selecionar os processos que serão utilizados em cada projeto e alcançar, assim, uma metodologia específica, que garanta o sucesso do empreendimento.

Mas, afinal, o que é projeto? É um esforço temporário, com prazo pré-definido, para se criar um resultado exclusivo. Quando o empreendimento é encerrado, tem-se um produto ou um serviço que será inserido na rotina do usuário. Pode ser a construção de um prédio ou o projeto executivo para construí-lo, o desenvolvimento e a implantação de um software, o aperfeiçoamento de novos processos numa linha de produção, uma campanha publicitária para exploração de novos mercados, a compra e a instalação de um novo equipamento numa clínica médica etc.

PMI (Project Management Institute)

Não poderíamos falar sobre Gerenciamento de Projetos sem falar sobre o PMI. O Project Management Institute é uma organização norte-americana voltada para a divulgação das melhores práticas desta disciplina. Com o intuito de fazer uma junção dos processos em um guia, o PMI edita um documento e atualiza a nova versão de processos selecionados a cada quatro ou cinco anos.

Este guia chama-se PMBOK® (Project Management Body of Knowlegde) e está em sua 6ª edição. Possui 49 processos, subdivididos em dez áreas de conhecimento: integração, escopo, cronograma, custo, qualidade, recursos, riscos, aquisições, comunicações e partes interessadas.

É usual que o profissional dedique-se às práticas ditadas pelo PMI, não só por ele ser a “bíblia” do Gerenciamento de Projetos, mas, principalmente, para o cumprimento dos cinco processos seguintes: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento. Dessa forma, garante-se um projeto bem-sucedido.

De onde vem o Gerenciamento de Projetos? 

Como o projeto, advém do planejamento estratégico, tem investimento garantido e retorno esperado pelas corporações. A empresa visa sempre a uma melhoria após a sua implantação.

Pequenas empresas devem utilizar essas práticas? 

Claro que sim. Comprovadamente, o planejamento e o monitoramento dos projetos geram resultados extraordinários para as pequenas empresas. Imagine o lançamento de um novo produto sem saber o prazo em que ele estará pronto, sem um controle sobre o retorno do investimento e com imprevistos ocorrendo a todo momento, sem um plano claro de resolução de problemas? Por meio do Gerenciamento de Projetos nas pequenas empresas, é possível obter maior clareza de propósitos, melhor definição do escopo e controle independente do projeto, por parte da gestão da empresa, garantia de medição, controle e correção de rota.

No entanto, as pequenas empresas devem tratar o gerenciamento de forma diferente das grandes organizações. Por terem uma estrutura menor, elas conseguem ser mais ágeis nas decisões, o que é uma grande vantagem. Os propósitos são facilmente absorvidos por todos os envolvidos. As metas e os objetivos são mais claros e até o relacionamento entre a equipe de projeto flui melhor.

Segundo Vargas (2007), “a gestão de projetos não é exclusiva para grandes empreendimentos, podendo ser usada, inclusive, para projetos pessoais. O aprofundamento do uso da metodologia contida no PMBOK® deve ser avaliado pela organização, levando-se em conta seu tamanho, grau de maturidade e complexidade do projeto”. A pequena empresa deve avaliar os processos e defini-los de forma objetiva, garantindo assim, uma execução sem burocratização e aumento de custos.

Por outro lado, os recursos humanos nas pequenas empresas normalmente já exercem muitas funções. Além do mais, geralmente não têm um treinamento formal em GP. Mas nada disso é motivo para desânimo! Com o processo decisório ágil, uma pequena empresa pode se ajustar mais rapidamente às condições do mercado, antevendo riscos e obtendo o tão almejado sucesso do projeto.