Nove dicas para ajudar a reduzir custos na empresa

Reduzir custos é um grande desafio para as empresas. Em tempos de crise econômica, muitos empreendimentos veem seu faturamento encolher e o lucro diminuir. Diante dessa situação, o empresário pensa logo em demitir, mas com um pouco de observação e estratégia é possível equilibrar as contas de outras maneiras e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência dos processos operacionais.

Para crescer e sobreviver, a empresa precisa gerar lucro, que é o resultado das vendas menos despesas/custos. Não adianta as vendas crescerem se os custos acompanharem o crescimento. E o que já era necessário virou obrigação – as empresas estão em busca de soluções para utilizar os recursos de maneira mais eficiente. Nesse momento, a ordem é economizar!

Para reduzir custos, uma empresa deve conhecer profundamente seus métodos de gestão. Seguem abaixo algumas dicas para ajudá-lo a reavaliar seus processos, de modo a identificar custos relevantes que podem ser reduzidos sem, contudo, comprometer a eficiência do negócio.

Convido você a olhar sua empresa e fazer alguns questionamentos:

• Como o dinheiro investido está sendo consumido? Ele está sendo bem gasto ou perdas têm ocorrido?
• Eu realmente conheço os custos da minha empresa?
• Qual será o impacto de uma eventual redução sobre as minhas atividades? Poderá trazer alguma consequência negativa ou positiva ao meu produto ou serviço prestado?

As medidas precisam ser bem analisadas, pois decisões impensadas tendem a não ser efetivas para o negócio. Mas, afinal, o que são custos? Qual a diferença entre despesas e custos?

Despesas são gastos relativos ao bem ou serviço consumido direta ou indiretamente para a obtenção de receitas. Podem ser administrativas, de vendas ou comerciais e financeiras. Já os Custos são gastos relativos ao bem ou serviço utilizado na produção de bens e serviços. Ligam-se diretamente aos processos de desenvolvimento dos produtos ou serviços e podem ser fixos ou variáveis.

Antes de iniciar a aplicação do método de custeio, é preciso analisar e mapear seus processos, para detectar atrasos, gargalos e desperdícios e, com isso, estancar a perda financeira.

Abaixo, seguem algumas sugestões para reavaliar seus processos, evitando gastos desnecessários e melhorando, assim, os resultados de sua empresa:

• Cuidado com a “tríplice aliança” silenciosa: luz, telefone e papel

Os empresários não costumam prestar atenção ao desperdício relacionado a esses “pequenos” itens. Além do desembolso, essas despesas geram impactos ambientais.

• Conscientize seus funcionários quanto ao desperdício. Mudanças de hábitos podem reduzir esses gastos. Faça campanhas educativas, dê dicas, oriente sua equipe e a estimule a participar e contribuir com ideias.
• A energia pode ser reduzida, por exemplo, com a troca de lâmpadas incandescentes por LED ou até investimentos em novas formas de geração de energia renovável, como a energia fotovoltaica ou a solar, que podem gerar economia de até 85%.
• Outra dica é usar a luz natural, abrindo as janelas pela manhã e renovando o ar no ambiente. Não deixe os equipamentos em stand by, pois eles continuam a consumir energia nesse modo. Mudanças de comportamento na empresa como apagar as luzes quando sair, manter lâmpadas de corredores e salas vazias apagadas e instalação de sensores de presença são boas formas de começar a economizar.
• Instale equipamentos de ar condicionado com tecnologia Invert. Eles consomem cerca de 60% menos energia em comparação com os modelos tradicionais, além de possuírem gás ecológico, que não prejudica a camada de ozônio.
• Já os custos com telefone podem ser reduzidos por meio da contratação de pacotes de novos planos corporativos ou da utilização de aplicativos de internet para se comunicar. Quanto à internet, veja qual é a velocidade necessária para atender suas atividades. Após este levantamento, busque entre as operadoras o melhor plano, com menor custo.
• Quanto ao consumo de papel, pode-se minimizar o gasto com medidas simples, como: impressão frente e verso, digitalização e envio de documentos por aplicativos, e-mails ou nuvem. Faça campanhas internas na empresa, a fim de minimizar o volume de impressões.

• Baixa rotatividade de estoque

Já parou para verificar cada produto ou serviço que existe na sua empresa?  Baixa rotatividade de estoque faz a empresa perder dinheiro, pois traz gastos com armazenamento e possíveis perdas com o vencimento dos produtos. Procure planejar suas compras de acordo com o giro de suas vendas. A implantação de um sistema de controle de estoques pode ajudar na redução deste custo.

• Avalie seus gastos com fornecedores e bancos

Analise como está a prática de negociação com seus fornecedores, reavalie contratos, renegocie. Você poderá conseguir melhores valores! Faça um levantamento do que é gasto com tarifas bancárias, pesquise as taxas em outras instituições financeiras e renegocie, sempre procurando reduzir essa despesa.

• Planeje de forma tangível

Crie e estimule metas mensais, semestrais ou anuais palpáveis e que possam ser alcançáveis! Realize análises e pesquisas sobre o seu negócio, comparando com outras empresas do mesmo segmento.

• Excesso de controle

É preciso controlar aquilo que é essencial para a empresa. O custo do controle não pode ser maior que a realização da atividade. Por isso, é preciso implantar processos que possam ser medidos e que tragam resultados.

• Demitir é a melhor opção?

Demitir ou contratar funcionários gera custos para as empresas. Veja se é essencial contatar novos funcionários ou se é melhor terceirizar. Em caso de demissão, levante todos os custos envolvidos e verifique se será realmente vantajoso. Considere o tempo que ficará sem o funcionário e o período de adaptação do novo contratado.

• Reduza custos de logística e fretes

Ao negociar a compra de uma mercadoria, leve em consideração não somente o preço do produto, mas também do seu frete, que poderá encarecer a mercadoria adquirida.

• Parada para o cafezinho e água

A pausa para o cafezinho e para a água pode estar causando custos desnecessários em sua empresa. Os copos plásticos descartáveis são muitos utilizados e uma solução criativa e ambientalmente correta é incentivar seus funcionários a utilizarem canecas individuais e personalizadas. Apesar do custo inicial, será um bom investimento.

• Planejamento tributário: qual o seu regime de tributação?

Sua empresa está enquadrada no regime de tributação adequado, que melhor se adequa ao seu segmento? Procure seu contador ou o Sebrae e faça uma simulação nos regimes de tributação Lucro Presumido, Lucro Real ou Simples Nacional e apure a opção que resultaria em uma menor carga tributária.

Para que a empresa possa reduzir seus custos, é necessário o engajamento de toda a equipe. É preciso informar a todos da empresa e integrá-los a esse plano, para que os objetivos sejam compartilhados, facilitando seu alcance.

Lembre-se de que seus funcionários devem ser seus maiores aliados. O desenvolvimento de uma cultura de redução de gastos, somada à manutenção da qualidade dos produtos e serviços, pode ser a chave para o sucesso do seu negócio.