A informação é, sem dúvida, um fator que contribui constantemente para o dinamismo do macro ambiente em que as empresas atuam. A cada compra, venda ou contratação inúmeros dados são gerados e aproveitados por agentes internos ou externos à organização. Este fluxo desempenha um papel fundamental na tomada de decisão, na resolução de problemas e no desenvolvimento das empresas.
De acordo com seus interesses e necessidades específicas, muitos indivíduos e entidades podem se interessar por informações de uma empresa.
Geralmente investidores e credores buscam informações sobre uma empresa para avaliar seu desempenho financeiro, sua saúde geral e sua capacidade de gerar retornos sobre o investimento. Além disso, os fornecedores estarão atentos à estabilidade de uma empresa antes de estabelecerem relacionamentos comerciais ou fornecerem produtos ou serviços.
Por sua vez, os clientes podem se interessar por informações sobre produtos, serviços, preços, qualidade, garantias e políticas de uma empresa para tomar decisões de compra informadas. Enquanto as empresas concorrentes podem estar interessadas em informações sobre estratégias de negócios, produtos, preços, participação de mercado e outros aspectos para avaliar sua própria posição competitiva e identificar oportunidades ou ameaças.
E, por fim, temos o governo e seus órgãos reguladores que buscam informações para monitorar a conformidade regulatória, justificar suas políticas públicas e embasar as diretrizes governamentais.
Implantação do SPED
Para facilitar a captação desta informação, o governo brasileiro criou um sistema que se propõe a integrar dados gerados pelas empresas e sua própria base de dados. O SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é um conjunto de iniciativas para modernizar e informatizar a relação entre o Fisco e os contribuintes. Ele visa a substituição da escrituração em papel por arquivos digitais, facilitando o processo de prestação de informações aos órgãos fiscalizadores.
Entre as vantagens do SPED, estão a redução de custos com impressões e armazenamento físico, agilidade na emissão e envio de informações, aumento da produtividade e integração de informações, o que reduz inconsistências e riscos de penalidades.
Para evitar erros comuns na utilização do SPED, é recomendável que as empresas invistam em capacitação e materiais informativos para os colaboradores, além de adotar medidas preventivas e de controle de qualidade na geração e envio dos arquivos digitais
Existem vários módulos no SPED, cada um abordando uma área específica da escrituração digital. Alguns dos principais módulos incluem:
SPED Contábil (ECD)
O SPED Contábil, ou Escrituração Contábil Digital (ECD), é um dos módulos do SPED. A ECD, especificamente, diz respeito à substituição da escrituração em papel pela versão digital. As empresas são obrigadas a transmitir seus livros contábeis e documentos por meio do SPED Contábil, seguindo um formato padronizado estabelecido pelo Sistema.
A principal finalidade do SPED Contábil é fornecer ao Fisco uma visão mais detalhada e precisa da contabilidade das empresas, contribuindo para a fiscalização e a transparência nas informações contábeis. Além disso, a adoção do SPED Contábil busca reduzir a burocracia e os custos relacionados à entrega de documentos em papel, promovendo a modernização e a eficiência nos processos contábeis.
As empresas sujeitas à obrigatoriedade do SPED Contábil devem gerar e transmitir seus arquivos digitais no prazo estabelecido pela Receita Federal. A não conformidade ou o envio fora do prazo podem acarretar em penalidades e multas. Portanto, é essencial que as organizações estejam atentas aos requisitos e cumpram suas obrigações conforme as normas estabelecidas pelo Fisco brasileiro.
Estão obrigadas a entregar essa escrituração todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, independentemente do regime de tributação, seja lucro real ou presumido.
Por outro lado, estão desobrigadas a entregar o ECF empresas optantes pelo Simples Nacional, órgãos públicos, fundações, autarquias e empresas inativas durante o ano-calendário, salvo exceções previstas pela legislação.
A ECD abrange a versão digital do Livro Diário, o Livro Razão, além dos Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento que fundamentam os registros transcritos. Além disso, para garantir a autoria, autenticidade, integridade e validade jurídica do documento digital, é imperativo assinar digitalmente todos os livros contábeis e documentos mencionados utilizando um certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil.
SPED Fiscal (EFD)
O SPED Fiscal, ou Escrituração Fiscal Digital (EFD), é outro componente do SPED. Assim como o SPED Contábil, o SPED Fiscal visa informatizar e simplificar os processos fiscais das empresas, substituindo a escrituração em papel por versões digitais padronizadas.
A EFD, em particular, refere-se à escrituração digital dos documentos fiscais e de outras informações de interesse do Fisco. As empresas são obrigadas a transmitir eletronicamente seus livros fiscais por meio do SPED Fiscal, proporcionando uma visão detalhada das operações e movimentações realizadas ao longo do período de apuração.
O principal objetivo do SPED Fiscal é aumentar a eficiência na fiscalização tributária, garantir a veracidade e consistência das informações prestadas pelos contribuintes, além de reduzir a burocracia e os custos associados à tradicional escrituração em papel.
São obrigadas ao preenchimento da ECF todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, sejam elas tributadas pelo lucro real, lucro arbitrado ou lucro presumido. Porém, existem empresas aptas para a entrega que podem ser dispensadas da obrigação em caso de exceção concedida pelo fisco do estado do contribuinte ou pela Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Para as empresas que se encaixam na obrigação, a Sefaz do estado costuma dividir seu perfil em 3 categorias. As categorias de perfis do EFD referem-se aos diferentes níveis de detalhamento que as empresas devem seguir ao apresentar suas escriturações fiscais. Existem três perfis principais.
Perfil A:
É o mais detalhado e exige que a empresa apresente todos os registros fiscais que o arquivo SPED Fiscal permite.
Geralmente, é destinado a grandes contribuintes com maior volume de operações.
Perfil B:
Permite que as informações sejam fornecidas de forma mais sintética.
Inclui totalizações por período, que podem ser diárias, semanais ou mensais.
Adequado para empresas com um volume de operações menor em comparação ao perfil A.
Perfil C:
É o mais sintético e simplificado, implementado a partir de 01/01/2013.
Utilizado para a apresentação de escriturações mais simplificadas.
Indicado para pequenos contribuintes ou aqueles com poucas operações tributáveis.
Cada perfil de enquadramento determina os registros a serem apresentados na EFD, e a escolha do perfil adequado depende do tamanho da empresa, do volume de operações e da complexidade das transações realizadas.
Informações a repassar
A Escrituração Digital funciona da seguinte forma: a empresa envia mensalmente um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse do fisco estadual e da Secretaria da Receita Federal do Brasil, além dos registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.
As informações que pertencem ao SPED Fiscal se referem a:
- Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços com ICSM);
- Apuração de impostos;
- Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes, fornecedores;
- Informações adicionais;
- Dados de produção (o que foi produzido, o que entrou e o que saiu;
- Estoque / inventário;
- CIAP – Controle de Crédito de ICMS (Ex: quais foram os equipamentos utilizados para produção que geraram crédito para sua empresa?);
- Informações específicas de alguns setores (combustível, energia elétrica, usinas).
eSocial:
O eSocial tem como objetivo unificar a prestação de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pelas empresas. O termo “eSocial” significa “Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas”. Ele integra diversas obrigações acessórias em uma única plataforma digital, simplificando e padronizando o envio de informações pelos empregadores.
O eSocial foi criado para centralizar dados relacionados aos trabalhadores, como admissões, demissões, férias, folha de pagamento, contribuições previdenciárias, entre outros. Com essa unificação, busca-se facilitar o cumprimento das obrigações legais por parte das empresas, reduzir a burocracia e melhorar a qualidade das informações fornecidas ao governo.
Empregadores, sejam eles empresas, órgãos públicos ou entidades sem fins lucrativos, são obrigados a utilizar o eSocial para transmitir eletronicamente as informações sobre seus empregados de acordo com os prazos estabelecidos pela legislação.
O eSocial é gerenciado por um comitê gestor composto por representantes da Receita Federal, Caixa Econômica Federal, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Ministério da Economia. A iniciativa visa aprimorar o controle e a fiscalização das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, proporcionando maior transparência e eficiência na gestão dessas informações.
Todas as empresas que possuem um funcionário ou mais são obrigadas a utilizar a plataforma para cumprir várias obrigações, que antigamente eram feitas por meio de diferentes formulários e entregues para diversos órgãos.
Dessa forma, o eSocial surgiu para substituir toda a papelada referente ao processo e unificar o envio de informações sobre os funcionários ao governo.
Entre as informações que constam na plataforma do eSocial, estão:
- Folha de pagamento;
- Contribuição à Previdência Social;
- Aviso prévio;
- Informações sobre o Fundo de Garantia;
- Escriturações Fiscais;
- Avisos sobre acidentes de trabalho.
O eSocial deve ser usado por todas as pessoas jurídicas (inclusive MEI) que possuem funcionários e por pessoas físicas que contratam empregados domésticos. Ou seja, sempre que houver uma relação de emprego entre empresa e trabalhador, podendo ser ele:
- CLT (celetista);
- Estatutário;
- Cooperado;
- Autônomo;
- Avulso;
- Sem vínculo empregatício
- Estagiário.
Existem quatro tipos de eventos do eSocial: iniciais, de tabela, periódicos e não periódicos, que têm prazos definidos de acordo com sua natureza.
Eventos Iniciais
Envolvem o cadastro inicial do trabalhador, com informações administrativas e fiscais. Os dados inseridos nesse momento formarão a base cadastral da empresa.
Eventos de Tabela
Complementam o evento inicial e devem ser preenchidos logo após ele. Aqui, são contempladas informações relacionadas ao ambiente de trabalho, funções, horários, turnos de trabalho e rubricas, entre outros.
Eventos Periódicos
Ao contratar um colaborador a empresa assume uma série de obrigações e encargos que devem ser cumpridas regularmente. Cabe como exemplo o pagamento de benefícios previdenciários, como o FGTS, que deve ser feito sempre até o dia 7 de cada mês. Na mesma categoria, enquadram-se os exames médicos ocupacionais de rotina.
Na hierarquia de eventos do eSocial, portanto, os da categoria “Periódicos” são os mais importantes, considerando as obrigações ligadas a cada empregado individualmente. Todo cuidado é pouco nesses eventos. Como todos os outros, atrasos, erros e inconsistências no envio geram multas, em alguns casos cobradas na forma de juros sobre juros.
Eventos Não Periódicos
Demissões, admissões e acidentes não tem data certa para acontecer. Nem por isso sua empresa deve deixar de informar as autoridades sobre eles, por isso estão previstos no eSocial eventos do tipo “Não Periódicos”.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços.
A NF-e substitui a tradicional nota fiscal em papel, proporcionando mais agilidade, segurança e eficiência na emissão, transmissão, recepção, armazenamento e validação de documentos fiscais. Ela é padronizada nacionalmente, o que facilita a fiscalização e o compartilhamento de informações entre as diferentes unidades federativas.
Principais características da NF-e
A NF-e é emitida e transmitida eletronicamente, utilizando um certificado digital para garantir a autenticidade do documento. O layout da NF-e segue um padrão estabelecido pela Secretaria da Receita Federal do Brasil em conjunto com as Secretarias de Fazenda dos estados.
Antes da circulação da mercadoria ou início da prestação de serviços, a NF-e deve ser autorizada pela administração tributária. A NF-e deve ser armazenada digitalmente pelo emitente e pelo destinatário, sendo disponível para consulta por um período determinado pela legislação. A transmissão da NF-e é realizada pela internet, e a validação e consulta podem ser feitas online pelos interessados.
A implementação da NF-e tem contribuído para a redução da sonegação fiscal, simplificação dos processos burocráticos e melhoria na eficiência do controle tributário no Brasil. Empresas sujeitas à obrigatoriedade devem adotar sistemas informatizados compatíveis com a emissão da NF-e e seguir as normas estabelecidas pelos órgãos fiscais.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Similar à NF-e, é um documento eletrônico utilizado para registrar a prestação de serviços de transporte de cargas.
O CTe é um documento fiscal digital que registra a prestação de serviços de transporte de cargas no Brasil. Ele é emitido e armazenado eletronicamente e é obrigatório para transportes entre municípios ou estados. O CTe é válido para todos os modais de transporte: rodoviário, aéreo, ferroviário, aquaviário ou dutoviário.
As informações obrigatórias no CTe incluem dados essenciais sobre a operação de transporte, a carga e os envolvidos na transação.
Aqui estão alguns dos dados que devem ser fornecidos:
- Dados do emitente: Informações da empresa de transporte.
- Dados do remetente: Fornecedor dos produtos que serão transportados.
- Dados do tomador: Ator responsável pelo pagamento do frete.
- Dados do destinatário: Quem receberá a carga.
- Informações da carga: Descrição das mercadorias, natureza, quantidade, peso, valor unitário e total.
Além disso, o CTe deve ser assinado digitalmente pela empresa que está emitindo, utilizando um certificado digital válido. É importante garantir que todos esses dados estejam corretos e completos para evitar problemas fiscais e garantir a legalidade do transporte.
Conclusão
Como visto, o SPED tem por objetivo integrar os processos contábeis e fiscais, além de facilitar a fiscalização por parte dos órgãos governamentais. A implementação do SPED é obrigatória para empresas de diversos setores, e o não cumprimento das exigências pode resultar em penalidades legais.
