O sistema de escrituração digital de informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas (e-Social) será obrigatório para os condomínios a partir do dia 1º de julho. A novidade exige atenção de síndicos e administradores para evitar despesas desnecessárias, como multas por descumprimento dos prazos, que podem variar entre R$ 10,64 e R$ 181.284,63. A proposta do sistema é unificar o envio das informações emitidas à Receita Federal, Caixa Econômica Federal, ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e INSS sobre a folha de pagamento em uma única plataforma, disponível para acesso no site www.portal.esocial.gov.br.
A implantação do e-Social acontecerá em etapas. Em julho, será realizado o cadastro do empregador com informações sobre horários, cargos e salários de todos os funcionários do condomínio. Em setembro, deverão ser enviadas informações sobre a rotina de trabalho. A partir de novembro, serão cobrados os dados da folha de pagamento. “A proposta de unificar várias declarações em uma mesma plataforma permite agilidade do envio para quem declara e, também, maior controle para a fiscalização da Receita Federal e demais órgãos”, explica o diretor de departamento pessoal da Globo Ética – Organização Contábil, Giovanne Mutti.
Neste sentido, a participação dos síndicos é de fundamental importância, conforme destaca a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon). Isto porque a rotina e as atividades desenvolvidas pelos funcionários do condomínio deverão ser informadas em tempo real. “No caso de uma admissão, por exemplo, será preciso enviar as informações da contratação, os dados pessoais e as informações trabalhistas até um dia antes de o funcionário iniciar o trabalho”,explicou em nota.
A orientação é para que síndicos e contadores trabalhem em conjunto. “O condomínio, assim como as empresas, possui CNPJ e já conta com o auxílio de profissionais para a realização do trabalho de contabilidade. É esperado que estes profissionais estejam preparados para esta adequação. As informações que devem ser transmitidas pelo e-Social são as mesmas que já são enviadas separadamente a cada um destes órgãos. A principal novidade é a impossibilidade de fazer registros retroativos. Isto será muito positivo para mudar a mentalidade dos empregadores”, destaca a diretora da Globo Ética – Organização Contábil, Tatiana Bonfim.
Como funciona
Na prática, o sistema possui um conjunto de vários arquivos, com layouts próprios, para o envio das informações sobre as remunerações pagas ou creditadas pelo condomínio aos seus funcionários. O envio é feito pela internet, respeitando os prazos de cada ação. Dentre as informações exigidas estão a admissão e demissão de funcionários, horas extras, férias, acidentes de trabalho, declaração de Imposto de Renda e informações de Seguridade Social. A proposta do sistema é que os empregadores comprovem o cumprimento das obrigações sociais e tributárias. Com o e-Social, a fiscalização dos condomínios será feita de forma instantânea, on-line.
Prazos e multas
Para evitar multas, é importante que síndicos e administradores estejam atentos aos prazos para as ações de rotina no condomínio. As informações para admissão do funcionário, por exemplo, devem ser enviadas, pelo menos, um dia antes do início do trabalho, caso contrário, pode implicar em multa que varia entre R$ 402,53 e R$ 805,06 por empregado. No caso de acidente de trabalho, o envio deve ser feito até o primeiro dia útil após a ocorrência, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador. O descumprimento acarretará em multa que pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição.
Outras informações devem ser constantemente atualizadas, como é o caso de afastamento do funcionário, seja por motivo de férias, auxílio-doença, licença-maternidade ou outra situação. A falta desta comunicação sujeita o condomínio às sanções legais, e à multa que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63. As alterações no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício também devem ser informadas em tempo real, com multa fixada em R$ 402,54 no caso de descumprimento.
A não realização de exames admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional implicará em cobrança que pode ir de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, chegando ao valor máximo na reincidência, resistência ou simulação por parte do condomínio. Também há multas para o empregador que descumprir com o depósito de FGTS, o envio da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).