No mundo empresarial atual, a gestão de documentos desempenha um papel crucial na garantia da eficiência, segurança e conformidade dos processos organizacionais. Para as empresas, que lidam com um volume expressivo de documentos, é ainda mais essencial estabelecer práticas sólidas de gestão documental. Neste artigo, vamos compartilhar dicas fundamentais para auxiliar as empresas na gestão de documentos, fornecendo orientações importantes e destacando os benefícios que a Célula pode oferecer nesse processo.

1. Avalie suas necessidades documentais:

Antes de iniciar a gestão de documentos, é fundamental compreender suas necessidades específicas. Realize uma análise detalhada dos tipos e quantidade de documentos que sua empresa lida diariamente, bem como as regulamentações e requisitos legais relacionados. Essa avaliação inicial permitirá uma abordagem mais estruturada e eficiente na gestão dos seus documentos.

2. Organização e categorização dos documentos:

Uma gestão documental eficaz requer uma estrutura organizada para arquivar e categorizar os documentos. Estabeleça um sistema de arquivamento lógico e consistente, que facilite a localização e recuperação dos mesmos quando necessário. Utilize categorias, etiquetas ou metadados para classificá-los de acordo com sua relevância e assuntos específicos.

A tabela de temporalidade é uma estratégia eficiente na organização de arquivos. Essa tabela consiste em um instrumento que determina o período de tempo em que os documentos devem ser mantidos e quando podem ser descartados de acordo com a legislação vigente. Com base nessa tabela, a sua empresa pode realizar a classificação dos documentos, definindo prazos de retenção e descarte seguro. Essa abordagem garante que os arquivos sejam mantidos pelo tempo necessário para cumprir obrigações legais e regulatórias, evitando acúmulos desnecessários. Além disso, a utilização da tabela de temporalidade oferece mais segurança e organização aos documentos, facilitando sua localização e preservação.

A Célula trabalha de forma totalmente personalizada para garantir a organização e categorização dos arquivos, sempre respeitando os prazos de guarda definidos pela legislação e o tempo de arquivamento que o próprio cliente estabelece na hora de contratar os serviços. 

Digitalização de documentos

A transformação digital tem sido uma grande aliada das empresas na gestão de documentos. A digitalização de documentos físicos é uma prática cada vez mais necessária, permitindo o acesso rápido e seguro às informações, além de liberar espaço físico nas instalações da empresa. A Célula oferece serviços de digitalização de alta qualidade, utilizando tecnologias avançadas, como reconhecimento ótico de caracteres (OCR), que facilitam a busca e indexação dos documentos digitalizados.

3. Segurança da informação:

A segurança dos documentos é uma preocupação primordial para as grandes empresas. Garanta que seus documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados e perdas. Utilize medidas de segurança adequadas, controle de acesso e backup regular dos documentos. A Célula oferece soluções seguras para a guarda física e digital de documentos, garantindo a integridade e confidencialidade das informações.

4. Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos:

Os documentos possuem um ciclo de vida, desde sua criação até sua destinação final. É essencial estabelecer políticas e procedimentos para o gerenciamento desse ciclo, incluindo a definição de prazos de retenção, descarte seguro e conformidade com as regulamentações aplicáveis. A Célula pode auxiliar na definição de políticas personalizadas de gestão documental, adaptadas às necessidades e requisitos específicos da sua empresa.

No ciclo de vida dos documentos, a teoria das idades desempenha um papel fundamental na gestão adequada de cada etapa. Essa teoria estabelece que os documentos passam por diferentes fases ao longo do tempo, desde sua criação até seu eventual descarte. Cada etapa merece um tratamento específico para garantir a organização, segurança e conformidade com as regulamentações.

A primeira fase é a fase ativa, em que os documentos são frequentemente acessados e utilizados para atividades diárias. Nessa etapa, é essencial manter um sistema de arquivamento eficiente e de fácil acesso para agilizar as operações. A digitalização desses documentos pode facilitar ainda mais o seu gerenciamento, permitindo uma busca rápida e reduzindo o uso de espaço físico.

A próxima fase é a fase semi-ativa, em que os documentos não são mais tão frequentemente utilizados, mas ainda precisam ser mantidos por motivos legais ou administrativos. Nesse estágio, é importante garantir sua preservação adequada, seja em formato físico ou digital. A aplicação de políticas de retenção e a utilização de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) são essenciais para manter a integridade e a segurança dos arquivos.

Por fim, temos a fase inativa, em que os documentos já cumpriram seu propósito principal e podem ser arquivados ou descartados de acordo com as políticas definidas. Nesse momento, é fundamental seguir as diretrizes legais para garantir o descarte seguro e a proteção de informações sensíveis.

Ao compreender o ciclo de vida dos documentos e aplicar as práticas adequadas em cada etapa, as empresas podem otimizar sua gestão documental, reduzir riscos legais e operacionais, além de facilitar a localização e o acesso às informações necessárias.

Transforme a gestão de documentos da sua empresa com a Célula

A gestão de documentos é um desafio constante para as  empresas, mas com as práticas adequadas, é possível alcançar eficiência, segurança e economia de recursos. As dicas fundamentais abordadas neste blogpost são apenas o ponto de partida para uma gestão documental eficaz. A Célula está preparada para auxiliar sua empresa em todas as fases do ciclo de vida dos documentos, proporcionando soluções personalizadas e eficientes.

Entre em contato e aproveite os benefícios de uma organização bem estruturada.