O início de um novo ano é tradicionalmente marcado por reflexões sobre os balanços financeiros, revisão de metas e a construção de planejamentos estratégicos para os meses que estão por vir. Contudo, um elemento essencial, muitas vezes negligenciado nesse processo, é a gestão de documentos. Enquanto empresas se concentram em inovações e avanços em diversas áreas, a modernização da gestão documental é frequentemente subestimada.

Vivemos em uma era onde a transformação digital não é mais uma escolha, mas uma necessidade imperativa. E a gestão de documentos desempenha um papel crucial nessa transformação. Ela não é apenas a organização eficiente de arquivos, mas uma ferramenta estratégica para impulsionar a eficiência operacional, reduzir custos e garantir conformidade com regulamentações em constante evolução.

Neste blogpost oferecemos um guia prático para empresas que desejam iniciar 2024 com uma abordagem mais inteligente e eficaz na administração de seus documentos. Vamos explorar um checklist abrangente para aprimorar a gestão de documentos e destacar como a Célula pode ser a parceira essencial nesse processo de transformação.

 

Checklist para Melhorar a Gestão de Documentos em 2024

1) Avaliação da infraestrutura atual:

Verificação da estrutura física 

Analise como os documentos físicos estão armazenados. Avalie se há riscos de danos, perdas ou acesso não autorizado. Caso seja necessário, considere a contratação de uma empresa terceirizada para realizar a guarda física dos seus arquivos. 

A Célula oferece um serviço completo de guarda física de documentos, permitindo que sua empresa ganhe tempo e espaço. Neste serviço, cada documento é identificado, organizado e armazenado em galpões, que são monitorados 24 horas por dia e possuem o selo AVCB – Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros, garantindo um ambiente seguro conforme as regulamentações.

Os documentos físicos também podem ser digitalizados e disponibilizados na nuvem através de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, o GED Célula. Assim, a informação fica ao alcance de um clique, independentemente de onde você esteja.

As versões digitalizadas estão disponíveis no GED Célula para acesso imediato. Para documentos físicos, a Célula oferece um serviço de entrega rápida, em até 24 horas.

Esse serviço não apenas libera espaço físico valioso em sua empresa, mas também reduz despesas com aluguel e mão de obra para gerenciar arquivos. 

Mapeamento de documentos digitais

Identifique como os documentos digitais estão organizados. Verifique se a estrutura atual facilita a localização eficiente e a segurança das informações.

2) Adoção de soluções digitais

Implementação de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Considere a integração de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) na sua empresa. A Célula possui esse tipo de serviço, o GED Célula, que oferece uma plataforma centralizada para armazenar, gerenciar e recuperar documentos de forma rápida e segura.

Ao adotar o GED Célula, sua empresa possui diversos benefícios, dentre eles: 

• Centralização de documentos: Todos os documentos, independentemente do formato, podem ser centralizados em uma única plataforma, facilitando a busca.
• Acesso fácil e rápido: A interface intuitiva do GED Célula permite o acesso rápido aos documentos, promovendo a agilidade nos processos internos e melhorando a tomada de decisões.
• Segurança avançada: Mecanismos avançados de segurança garantem que apenas usuários autorizados tenham acesso aos documentos sensíveis. Isso inclui controle de acesso, dentre outros pontos.
• Customização e escalabilidade: O GED Célula é altamente personalizável para atender às necessidades específicas da sua empresa. Além disso, é escalável, acompanhando o crescimento e as mudanças nas demandas documentais ao longo do tempo.

Digitalização de documentos físicos

Caso ainda haja grande volume de documentos físicos, planeje a digitalização. Esse processo não apenas economiza espaço, mas também permite uma transição suave para a gestão digital.

A Célula emprega scanners de grandes formatos. Isso assegura a captura de imagens de alta qualidade e a preservação de detalhes essenciais, especialmente em documentos técnicos, plantas e desenhos. 

Existem também equipamentos especializados que possibilitam a digitalização de documentos em livros sem a necessidade de desencadernação ou outros processos danosos. Isso não apenas preserva a integridade do documento original, mas também facilita o acesso e compartilhamento dessas informações.

Além disso, é possível a utilização da tecnologia OCR. O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) é uma tecnologia fundamental incorporada ao GED Célula. Isso significa que todo o texto digitalizado torna-se pesquisável e editável. Essa funcionalidade facilita a localização rápida de informações específicas e permite a edição de documentos conforme necessário.

3) Revisão de políticas de acesso e segurança

Controle de acesso: 

Reforce as políticas de controle de acesso. Garanta que apenas pessoal autorizado tenha acesso aos documentos sensíveis.

Backup e recuperação

Certifique-se de que há processos eficazes de backup e recuperação de dados para evitar perdas irreparáveis.

4) Treinamento e conscientização:

Conscientização da importância

Promova a conscientização entre os colaboradores sobre a importância da gestão de documentos. Isso pode incluir práticas responsáveis de uso, conformidade e segurança.

Treinamento nos softwares implementados

Se você adotar algum software de gestão de documentos, como o GED Célula, forneça treinamento adequado para os funcionários. Isso otimiza o uso da ferramenta e garante a adesão efetiva.

5) Integração de tecnologias adicionais

Compatibilidade com outras ferramentas

Verifique a possibilidade de integração dos softwares de gestão de documentos, como GED Célula, com outras ferramentas usadas na empresa, facilitando uma transição suave e uma gestão mais abrangente.

Implementação de assinaturas eletrônicas

Considere a implementação de assinaturas eletrônicas para simplificar processos e reduzir o uso de papel.

6) Auditoria e conformidade:

Auditoria regular

Estabeleça um programa regular de auditoria de documentos. Isso garante conformidade com regulamentações e padrões específicos do setor.

Atualização de políticas 

Se houver mudanças nas regulamentações, certifique-se de que as políticas de gestão de documentos sejam atualizadas para estar em conformidade.

7) Sustentabilidade e responsabilidade social

Redução de uso de papel 

Implemente práticas que reduzam o uso de papel. Além de benefícios ambientais, isso também pode levar a economias significativas.

Participação em iniciativas verdes

Considere a participação em programas ou iniciativas que promovam práticas de gestão de documentos sustentáveis e socialmente responsáveis.

Impulsione seu futuro com a parceria da Célula

No cerne de uma empresa eficiente está uma gestão documental robusta e inovadora. Ao preparar sua empresa para o próximo ano, é essencial considerar como seus documentos são gerenciados. Com a Célula como sua parceira estratégica, você adere às melhores práticas e inaugura uma era de eficiência, segurança e competitividade.

Em um mundo onde a eficiência é a chave, a Célula coloca você à frente. Ao adotar uma gestão documental moderna, você se posiciona como uma empresa preparada para o futuro, pronta para enfrentar desafios com agilidade. O início do ano é a oportunidade perfeita para uma mudança significativa. Comece em 2024 com uma gestão de documentos mais inteligente, eficaz e pronta para o futuro. Entre em contato conosco e faça já o seu orçamento!