Dando sequência ao artigo “Gestão eficiente de projetos em pequenas empresas”, publicado nesta coluna em março, abordaremos aqui três áreas do Gerenciamento de Projetos que são consideradas o coração de qualquer projeto. Elas são comumente conhecidas como “Tríplice Restrição”. O PMBOK, guia de Gerenciamento de Projetos, considera a restrição tripla um importante fator a ser levado em conta.
Qualquer mudança em uma das áreas de um projeto poderá impactar as outras duas. Assim, é necessário que o gestor tenha consciência da consequência dessa alteração para agir antes que o resultado final seja comprometido. E quais são estas áreas?
1 – Gerenciamento do Escopo em Projetos
O Escopo do Projeto consiste na descrição de todos os processos relativos à sua execução, ou seja, no detalhamento do que deve ser feito – e somente o que deve ser feito–, e como fazê-lo para se alcançar o resultado desejado. A mudança de escopo sempre é um risco que resulta em aumento de custo e de tempo. “O gerenciamento do escopo do projeto está relacionado principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto” (PMBOK, 2013).
Dicas e lições:
- O escopo deve ser muito bem definido e ficar claro para todos os públicos relacionados ao projeto, pois qualquer mudança irá impactar diretamente sobre custos e tempo;
- O escopo é a alma do projeto, sua essência, a descrição precisa de como será realizado e quais caminhos serão tomados. É o detalhamento do como fazer;
- Foque no resultado de seu cliente, no que ele realmente quer. Para isso, tente entender o problema ou a necessidade dele. Pergunte, também, o que ele não quer ou o que ele não aceita que seja feito, pois estas serão as restrições de seu escopo de projeto;
- Escreva, registre e aprove o que será feito, como será feito e também o que não pode e não será feito.
2 – Gerenciamento do Tempo em Projetos
Refere-se aos procedimentos e às documentações necessárias para garantir que o projeto termine dentro do prazo previsto. Utiliza técnicas e conhecimento específico para que o projeto seja realizado dentro do prazo previsto. O tempo é um fator crítico em qualquer projeto e tem influência direta sobre custos e qualidade. Dessa forma, deve-se dar total atenção a essa área.
Normalmente, o Gerenciamento do Tempo em Projetos tem destacada influência para o êxito e, portanto, demanda cuidados constantes de gestão, desde o planejamento até a entrega final. Requer, também, disciplina e controle eficiente para permitir corrigir em tempo hábil possíveis problemas.
Dicas e lições
- O tempo deve ser administrado com o maior cuidado, pois é o único recurso que não se consegue estornar. Tempo perdido impactará as entregas pactuadas;
- Como a própria definição de projeto diz, este tem data para iniciar e acabar. O que não acaba é um processo e não um projeto. Cuidado para não criar uma “história sem fim”;
- Procure organizar uma rotina diária de trabalho. Adote metodologia para realização de reuniões periódicas e produtivas. É comum observar muito tempo perdido em reuniões improdutivas, que discutem assuntos de pouca ou nenhuma relevância para o projeto. Policie suas ações!
3 – Gerenciamento de Custos em Projetos
Administra todos os processos relacionados ao orçamento, desde o planejamento dos recursos financeiros aos pagamentos e fluxo de caixa, para assegurar a realização do projeto dentro do orçamento inicialmente previsto.
Dicas e lições
- “Custo é igual unha, cresce todos os dias”. Este é um ditado popular muito comum entre os empresários e nos permite refletir. Os custos devem ser acompanhados e controlados a todo o momento, pois reduzem a eficiência e a lucratividade do negócio;
- Procure acompanhar, também, o fluxo de caixa, ou seja, a disponibilidade do recurso financeiro, em tempo de honrar os compromissos assumidos;
- Projetos executados com recurso financeiro muito abaixo do previsto também demonstram falha no planejamento, pois a empresa poderia ter disposto dos recursos em outras ações ou projetos. Tente ser o mais realista possível na hora de estimar valores.
Referências:
Oliveira, José Júnior Lima Alves. Gestão de Projetos – Elaboração e Gerenciamento. 2ª Edição. Ed. Aprenda Fácil. 2017.
PMI, Project Management Institute – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) 5ª Edição, Ed. Saraiva, 2014.
